Il est toujours présent sur toutes les factures et les documents faits par l’entreprise. Si vous êtes un professionnel ou que vous êtes à la tête d’une entreprise et que vous ne savez pas quel est le texte à mettre, et s’il y a des obligations à respecter, vous êtes sur la bonne page.
Ici, nous vous expliquons ce que vous devez savoir quant aux tampons, leurs utilisations mais surtout les obligations à respecter en termes de mentions.
A quoi sert le tampon de société dans une entreprise ?
Le tampon de société est un sceau « de reconnaissance » qui est propre à une entreprise, une personne ou un objet social de la société. C’est une marque de distinction qui offre plusieurs avantages aux entreprises.
En effet, dans une société, et en fonction de son activité, plusieurs factures et documents officiels sont à rédigés. Sur ceux-ci, plusieurs informations doivent figurer, comme le nom de l’entreprise, son siège social etc. Le tampon offre une certaine praticité lors de la rédaction et de la signature de ces documents, car une fois prêts, il ne suffira que de tamponner ces documents. Il est toujours possible de mentionner ces détails à la main mais lorsque le nombre de document devient important, ce n’est pas très pratique. Cela peut même devenir contraignant en représentant une véritable perte de temps. Il est donc plus utile de se servir d’un tampon plutôt que d’y inscrire à la main toutes les informations de la société. Un tampon possède alors un rôle d’information mais aussi d’identification puisqu’il est unique.
De plus, une entreprise qui possède un tampon est toujours plus crédible vis-à-vis des tiers. Les partenaires préfèrent souvent collaborer et travailler avec des sociétés en qui ils ont confiance. Il est alors primordial d’améliorer son image, et ceci passe par de petits détails comme avoir un tampon de la société.
Y a-t-il des mentions qui sont obligatoires sur un tampon de société ?
Lorsque vous créez une entreprise ou une société, vous devez vous soumettre à de nombreuses obligations. Parmi elles, celle de délivrer des factures et des documents officiels comme des devis. Sur ceux-ci, certaines informations doivent être mentionnées soit de manière manuscrite, soit grâce à un tampon.
Le texte qui doit être mentionné diffère selon l’utilisation que vous souhaitez en faire. Son contenu est alors à adapter selon les situations et les besoins. En plus, les informations qui doivent figurer sur un tampon, doivent représenter le statut de l’entreprise, du professionnel et de son métier.
Quelles sont les mentions qui doivent être faites sur un tampon de société ?
L’utilisation d’un tampon sur ces documents n’est pas une obligation mais reste tout de même recommandée. Certains collaborateurs pourraient même exiger la présence des tampons sur les documents afin de les authentifier et de les valider.
Les mentions obligatoires sur les documents officiels d’une société, qu’ils soient commerciaux ou administratifs, sont régies par le Code du Commerce selon les article R123-237. Pour une société immatriculée en France par exemple, il est nécessaire de disposer d’un tampon qui comporte les informations suivantes,
comme :
- L’identité c’est-à-dire le nom de l’entreprise ou du professionnel ;
- L’adresse du siège social ;
- La forme juridique de l’entreprise qu’elle soit SARL, EURL, SA ou SAS ;
- Le montant du capital social ;
- Le numéro d’identification de l’entreprise (code NAF, SIREN, SIRET ou code APE) ;
- La mention RCS.
De plus, si le professionnel dispose d’une activité internationale, le numéro de TVA intracommunautaire est obligatoire.
Dans le cas du tampon pour une profession libérale, telle que les médecins, les infirmiers ou tout autre professionnel de la santé, certaines informations complémentaires peuvent être exigées. Ces informations sont liées aux spécificités de leur métier. Sur le tampon d’un médecin par exemple, on retrouve le numéro d’identification au répertoire ADELLI ainsi que la mention « Conventionné » si celui l’est.
Pour les professionnels de justice comme les avocats ou les notaires, ceux-ci peuvent mentionner leur spécialité : droit des familles, droit civil, droit pénal etc.) ainsi que le barreau auquel ils sont rattachés et auprès duquel ils exercent.
Qu’est réellement un tampon encreur
Il existe de nombreux types de cachets. On parle bien entendu des tampons encreurs et non des cachets de cire qu’on peut retrouver sur certains documents de type scellés ou qui sont aussi parfois utilisés lors de grandes occasions ou lors de certaines cérémonies. Nous ne parlons pas non plus des cachets à embosser qui vont imprimer des écrits ou des symboles en creux ou en relief sur une page. Il est question ici des tampons encreurs et il en existe différentes sortes, des plus classiques aux plus sophistiqués. Il faut ainsi faire son choix entre les différentes possibilités et leurs différentes présentations.
Pour trouver le bon tampon encreur il est préférable de s’adresser à une entreprise spécialisée. En effet, dès lors qu’ un tampon véhicule l’image d’une société ou d’une structure, il doit être bien pensé. Et il doit surtout être bien exécuté. La qualité de l’impression du cachet en dépend et Tglcreation.com fait partie de ces spécialistes.
Les différents types de tampons encreurs
Il existe un grand nombre de types de tampons. Cela va du très classique tampon en bois qu’on utilise avec un coussin encreur, au tampon à cassette qui contient dans son dispositif une cassette encreuse qui remet automatiquement de l’encre sur l’empreinte lors de chaque utilisation. Il existe également des dateurs, qui sont des tampons à cassette et qui impriment en plus la date sur le document. Mais il y a aussi les tampons numéroteurs, encore appelés folioteurs, qui eux vont numéroter les pages. Bien sûr, tant les dateurs que les folioteurs sont personnalisables. A cela s’ajoutent les tampons de poche, qui prennent très peu de place et les tampons pour les cartes de fidélité, tous personnalisables. Enfin, il existe également des cachets standard du type « copie », « urgent ».
Les consommables
Qui dit tampons encreurs, dit forcément consommables. En effet, il faut faire en sorte que le tampon ait toujours suffisamment d’encre. Si pour le tampon en bois on peut renouveler le coussin encreur ou le ré-encrer avec de l’encre, les autres tampons fonctionnent avec des cassettes qu’il suffit de changer. Bien entendu, si une empreinte est défectueuse on peut tout à fait la remplacer par une empreinte neuve. Mais ce n’est pas toujours rentable. On peut choisir différentes couleurs d’encre et pas forcément toujours la sempiternelle encore bleue. Quoique, il est souvent souhaitable d’utiliser une encre bleue, pour pouvoir d’emblée distinguer les originaux des copies.
Changer une cassette encreuse
</En fait, il est très simple de changer une de ces cassettes. Elles sont en général clipsées dans le tampon encreur. Il suffit ainsi de sortir la nouvelle cassette de son emballage et de l’enfoncer dans son logement après, bien entendu, en avoir délogé la précédente. Il faut par contre garder la même couleur. En effet, si on change de couleur sur le même tampon encreur automatique, il y a forcément des restes d’encre de la couleur précédente sur l’empreinte. Ainsi, la nouvelle couleur va se mélanger aux résidus qui restent sur l’empreinte et le cachet va être trouble et ne sera pas propre. Il faut donc en tenir compte. Il vaut mieux, si on veut changer de couleur, renouveler également l’empreinte. Un cachet brouillon risque de donner une mauvaise image de l’entreprise.
Réaliser les cachets avec son imprimante ?
Il pourrait être envisageable de créer ses tampons avec son imprimante. Certes, c’est faisable, mais ce n’est pas conseillé. En tout premier lieu, cela obligerait à de nombreuses manipulations, à de multiples copier-collé et c’est somme toute une très grande perte de temps. Certes, on pourrait faire de très jolis cachets et les imprimer. Mais cela voudrait dire qu’il faudrait passer chaque feuille, chaque courrier, ou encore chaque facture dans l’imprimante. De plus, cela coûterait relativement cher en encre, surtout si le cachet est en couleur. Certes, il est simple de changer une cartouche d’encre comme vous pourrez le voir sur artblog.fr.
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- A quoi sert le tampon de société dans une entreprise ?
- Y a-t-il des mentions qui sont obligatoires sur un tampon de société ?
- Quelles sont les mentions qui doivent être faites sur un tampon de société ?
- Qu’est réellement un tampon encreur
- Les différents types de tampons encreurs
- Les consommables
- Changer une cassette encreuse
- Réaliser les cachets avec son imprimante ?
